Tổng quan / Quản lý / 25 điều mà mọi doanh nghiệp nhỏ nên tự động hóa

25 điều mà mọi doanh nghiệp nhỏ nên tự động hóa

1. Tự động hóa doanh nghiệp trông như thế nào?

Tự động hóa đơn giản hóa mọi lĩnh vực của doanh nghiệp bằng cách tự động hoàn thành các nhiệm vụ mà nếu không bạn hoặc nhân viên sẽ phải làm thủ công. Bạn không cần phải tìm kiếm đâu xa ngoài hộp thư đến của mình để biết ví dụ về tự động hóa .

Đó là email “xin lỗi tôi đã bỏ lỡ bạn” từ một nhân viên bán hàng vừa để lại cho bạn một hộp thư thoại. Phiếu giảm giá sinh nhật từ một nhà hàng. Lời nhắc nhở từ một nhà bán lẻ rằng bạn đã thêm một sản phẩm vào giỏ hàng của mình nhưng không bao giờ nhấp vào “mua”.

Trong nhiều ngành, tự động hóa đã trở thành chìa khóa thành công: theo công ty nghiên cứu Gleanster, gần 80% các công ty có hiệu suất hoạt động cao nhất đã sử dụng tự động hóa tiếp thị trong hơn 2 năm.

Nhưng tự động hóa không còn dành riêng cho các tập đoàn lớn nữa. Các công ty nhỏ có thể và nên kết hợp tự động hóa vào mọi khía cạnh của doanh nghiệp: từ việc nắm bắt khách hàng tiềm năng đến chốt doanh số, phục vụ khách hàng đến việc kiểm tra các nhiệm vụ văn phòng thường lệ khỏi danh sách việc cần làm. Khi các quy trình lặp đi lặp lại được tự động hóa, chủ doanh nghiệp nhỏ có thể dành thời gian cho các mục tiêu thực sự quan trọng—như phát triển doanh nghiệp.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu về 25 điều mà mọi doanh nghiệp nhỏ nên và có thể tự động hóa, cũng như cách tự động hóa quy trình kinh doanh dễ dàng hơn bạn nghĩ.

Đọc tiếp để khám phá cách tự động hóa doanh nghiệp của bạn trong 6 lĩnh vực sau:

Dẫn đầu
Việc bán hàng
Thương mại điện tử
Dịch vụ khách hàng
Hôn ước
Sự kiện…
…và quản lý văn phòng

2. Dẫn đầu

Cho dù bạn đang gặp gỡ khách hàng tiềm năng hay trả lời những người đã gọi điện hoặc gửi email, việc tự động hóa quy trình kinh doanh cho phép bạn thu hút và giữ chân khách hàng tiềm năng hiệu quả hơn — và nhanh hơn.

1. Trả lời ngay lập tức yêu cầu liên hệ qua email

Nếu địa chỉ email “liên hệ với chúng tôi” được liệt kê trên trang web của bạn thực sự có nghĩa là liên hệ với bạn, bạn sẽ bị choáng ngợp bởi số lượng email đang chờ phản hồi của bạn. Và việc trả lời sau nhiều ngày không phải là một lựa chọn. Theo Nghiên cứu Quản lý Phản hồi Khách hàng tiềm năng, việc chờ đợi thậm chí 30 phút để liên hệ sẽ làm giảm khả năng đủ điều kiện của bạn xuống 21 lần, so với việc gọi điện trong vòng năm phút.

Với phần mềm tự động hóa như phần mềm do Keap cung cấp, bạn có thể phản hồi ngay lập tức mọi lúc—mà không cần phải suy nghĩ. Thay vì tiếp nhận yêu cầu qua địa chỉ email, hãy thêm biểu mẫu “liên hệ với chúng tôi” vào trang web của bạn. Phần mềm quản lý khách hàng thông minh như Keap cung cấp cho bạn mã ngắn để dễ dàng đặt biểu mẫu trên trang web của bạn.

Khi khách hàng tiềm năng hoàn tất biểu mẫu bằng cách nhập tên, địa chỉ email và bình luận hoặc câu hỏi, phần mềm tự động hóa doanh nghiệp nhỏ sẽ gửi ngay email trả lời. Phản hồi là một mẫu được viết sẵn, nhưng có thể nghe giống như bạn vừa gửi nó đi.

“Xin chào, [Tên]! Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi. Tôi muốn gửi một ghi chú nhanh để cho bạn biết rằng chúng tôi đã nhận được ghi chú của bạn. Một người nào đó trong nhóm sẽ sớm liên hệ với bạn.”

Khách hàng tiềm năng của bạn sẽ vui mừng vì ghi chú “liên hệ với chúng tôi” của họ không biến mất trong một lỗ đen trực tuyến. Trong khi đó, phần mềm chỉ định bạn hoặc một thành viên khác trong nhóm để theo dõi bằng một cuộc gọi điện thoại.

2. Giao khách hàng tiềm năng cho một đại diện bán hàng

Một số người bỏ qua biểu mẫu “liên hệ với chúng tôi” và gọi thẳng đến điện thoại. Mặc dù cuộc gọi điện thoại là cách tuyệt vời để bắt đầu xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng, nhưng nếu không có quy trình theo dõi khách hàng tiềm năng, những cơ hội đó có thể bị bỏ lỡ khi bạn cúp máy. Quá thường xuyên, các cuộc gọi theo dõi đầy thiện chí nhưng lại thiếu sự thực hiện phù hợp.

Với phần mềm tự động hóa, bạn có thể thiết lập một biểu mẫu nội bộ để sử dụng khi mọi người gọi điện. Nhập thông tin liên hệ của khách hàng, cùng với bất kỳ ghi chú nào có liên quan, trước khi chỉ định một đại diện bán hàng để theo dõi. Biểu mẫu sẽ thông báo cho đại diện bán hàng liên hệ với khách hàng tiềm năng mới. Trong khi đó, phần mềm sẽ gửi email giới thiệu tự động từ đại diện bán hàng đó đến khách hàng tiềm năng.

Khi email giới thiệu được gửi 5 phút sau khi hoàn tất biểu mẫu, có vẻ như nhân viên bán hàng đã hành động ngay sau khi biết về cuộc gọi của khách hàng tiềm năng. Khách hàng tiềm năng của bạn sẽ ấn tượng với dịch vụ khách hàng của bạn trước khi nhân viên bán hàng bắt đầu làm việc.

3. Luôn thắng trong trò chơi điện thoại

Thật dễ dàng để thua một trò chơi điện thoại khi bạn bận điều hành một doanh nghiệp nhỏ. Giả sử bạn để lại tin nhắn thoại cho một khách hàng tiềm năng và anh ta gọi lại cho bạn khi bạn đang họp. Bạn ghi chú – trong đầu hoặc có thể là trên một tờ giấy nhớ – để gọi lại cho anh ta khi bạn quay lại bàn làm việc. Nhưng than ôi, lại là tin nhắn thoại.

Nếu trò chơi tiếp tục, trong khi bạn đang đuổi theo những người chơi khác, cuối cùng bạn có thể bỏ cuộc—có chủ ý hoặc vì bạn quá bận để nhớ đến cuộc gọi. Điều đó có nghĩa là bạn đã có một lợi thế, và bạn đã mất nó.

Giữ điểm bằng cách thiết lập quy trình tự động để gọi lại điện thoại. Sử dụng phần mềm tự động, bạn có thể ghi chú trong hệ thống rằng bạn đã để lại tin nhắn cho một liên hệ. Làm như vậy sẽ kích hoạt một email tự động gửi đến người đó: “Tôi vừa để lại cho bạn một hộp thư thoại. Xin lỗi vì đã bỏ lỡ bạn! Nếu tôi không nhận được tin từ bạn, tôi sẽ liên lạc lại vào ngày mai”. Sau đó, phần mềm nhắc bạn gọi điện vào ngày mai, như đã hứa, không cần ghi chú. Và cũng không mất khách hàng tiềm năng.

4. Theo dõi các kết nối mạng mới

Tại một hội nghị hoặc các sự kiện khác , nỗ lực xây dựng mạng lưới có thể được đền đáp bằng một chồng danh thiếp lớn. Nhưng thu thập danh thiếp không phải là mục tiêu. Hãy bắt đầu giao tiếp với những người liên hệ mới của bạn ngay lập tức—trước khi cả hai quên mất cuộc trò chuyện đã có (hoặc trước khi danh thiếp trở thành nạn nhân của một lỗi giặt thảm hại).

Chuyển thông tin liên lạc từ danh thiếp sang công cụ CRM của bạn, gắn thẻ mỗi người là liên hệ hội nghị hoặc sự kiện. Sau đó, sử dụng phần mềm tự động hóa để lên lịch gửi email, cho dù bạn muốn theo dõi sau một giờ hay ngày hôm sau.

Viết ngay cả một email ngắn gọn “rất vui được gặp bạn” cho mỗi liên hệ mới cũng có thể làm bạn mất thời gian. Đơn giản hóa quy trình bằng cách viết một mẫu email mang tính cá nhân nhưng có thể áp dụng cho bất kỳ liên hệ mới nào từ sự kiện:

“Xin chào lần nữa, [Tên]! Thật tuyệt khi được trò chuyện với bạn tại hội nghị tuần này. Nếu dịch vụ của tôi có thể giúp ích cho bạn, tôi rất muốn tiếp tục cuộc trò chuyện.”

Bạn muốn một lối tắt? Tải xuống ứng dụng quét danh thiếp bằng camera trên điện thoại thông minh của bạn và tải thông tin liên lạc lên hồ sơ của bạn. Ứng dụng di động miễn phí của Keap sẽ thêm tên, thông tin liên lạc, địa chỉ và công ty của một người trực tiếp vào Keap.

5. Thu hút khách hàng tiềm năng bằng cách cung cấp nội dung miễn phí

Cho dù sản phẩm hay dịch vụ của bạn tuyệt vời đến đâu, đừng mong đợi khách hàng tiềm năng mời bạn vào hộp thư đến của họ. Theo The Radicati Group, một công ty nghiên cứu thị trường công nghệ, trung bình một người đã nhận được 88 email công việc mỗi ngày. Vì vậy, khi nói đến việc thu thập địa chỉ email, bạn có thể phải cho đi để nhận lại.

Nội dung là món quà tặng liên tục. Bằng cách cung cấp nội dung miễn phí —như sách điện tử, PDF, video hoặc một loại tài nguyên khác—cho những người đăng ký email của bạn, bạn sẽ có thêm khách hàng tiềm năng mới và thể hiện chuyên môn của mình trong khi bạn đang làm điều đó.

Tiết kiệm cho bạn khỏi việc gửi tài nguyên thủ công bằng cách tự động hóa quy trình. Thêm biểu mẫu web vào trang web của bạn cho phép mọi người giơ tay để nhận nội dung của bạn. Khi khách hàng tiềm năng nhập tên và địa chỉ email của họ vào biểu mẫu, phần mềm tự động sẽ cung cấp tài nguyên được yêu cầu.

Một lợi ích khác: Phần mềm tự động hóa có thể xác định được khách hàng tiềm năng nào được tạo ra khi nội dung được yêu cầu. Sau đó, khi những khách hàng tiềm năng đó đưa ra quyết định mua hàng, bạn sẽ có dữ liệu giúp bạn đo lường hiệu quả của nam châm khách hàng tiềm năng. Nếu bạn đang trả tiền cho quảng cáo trên bất kỳ nền tảng truyền thông xã hội nào của mình hoặc đang cân nhắc bắt đầu, báo cáo này sẽ giúp bạn dễ dàng chọn nam châm khách hàng tiềm năng hiệu quả nhất của mình.

3. Việc bán hàng

Hãy coi phần mềm tự động hóa như là người quản lý dự án cho nhóm bán hàng của bạn. Trong khi phần mềm giúp nhóm của bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất cần làm ở phía trước, nó cũng theo dõi những khách hàng tiềm năng chưa sẵn sàng mua hàng, khuyến khích tiến triển ở mọi giai đoạn của hành trình bán hàng.

6. Thiết lập khuôn khổ cho kênh bán hàng của bạn

Con đường từ khách hàng tiềm năng đến khách hàng trả tiền bao gồm một vài điểm dừng. Việc lập bản đồ lộ trình—và thêm tự động hóa vào hành trình—giúp nhân viên bán hàng của bạn hướng dẫn khách hàng tiềm năng từ điểm đến này đến điểm đến khác, đảm bảo không ai bị lạc đường trên đường đi.

Phần mềm tự động hóa sắp xếp quy trình hiện tại mà nhân viên bán hàng tuân theo để chốt giao dịch. Khi quy trình được xác định rõ ràng, nhân viên bán hàng có thể di chuyển khách hàng tiềm năng từ giai đoạn này sang giai đoạn khác , tạo sự nhất quán và cung cấp khả năng hiển thị về nơi mỗi khách hàng tiềm năng cần hướng đến tiếp theo.

Xác định quy trình bán hàng theo bốn giai đoạn cơ bản

Cơ hội mới

Đã xác định được khách hàng tiềm năng. Khi khách hàng tiềm năng được gắn thẻ là cơ hội mới, phần mềm sẽ chỉ định một nhân viên bán hàng liên hệ với khách hàng đó.

Liên hệ

Khách hàng tiềm năng sẽ chuyển sang giai đoạn này khi một nhân viên bán hàng gọi điện cho anh ta. Nếu nhân viên bán hàng liên lạc được với anh ta, khách hàng tiềm năng sẽ chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Nếu cuộc gọi chuyển sang hộp thư thoại, một email tự động sẽ được gửi như một email theo dõi (xem mục số 3: “Luôn chiến thắng khi gọi điện thoại” ).

Hấp dẫn

Nhân viên bán hàng đang nói chuyện với khách hàng tiềm năng để tìm hiểu về nhu cầu của họ và cách sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có thể mang lại lợi ích cho họ.

Đạt tiêu chuẩn

Khách hàng tiềm năng chuyển sang giai đoạn này khi nhân viên bán hàng xác định rằng anh ta đủ điều kiện, nghĩa là anh ta có ngân sách và thẩm quyền để đưa ra quyết định mua hàng. Phần còn lại của quy trình bán hàng diễn ra từ đây, với các hành động tự động khác nhau được thiết lập cho thắng và thua, cũng như các khách hàng tiềm năng chưa sẵn sàng đưa ra quyết định.

7. Tập trung vào những khách hàng tiềm năng nhất của bạn

Có nhiều khách hàng tiềm năng hơn thời gian để liên hệ với họ là một vấn đề—tất nhiên là tốt, nhưng vẫn cần giải pháp. Nếu bạn dường như không bao giờ theo kịp danh sách việc cần làm của mình, bạn thậm chí sẽ bắt đầu từ đâu?

Phần mềm tự động hóa thiết lập các ưu tiên của bạn bằng cách xếp hạng từng khách hàng tiềm năng dựa trên mức độ tương tác của họ với các nỗ lực tiếp thị của bạn. Nhờ vào cách chấm điểm khách hàng tiềm năng này, bạn có thể tập trung vào những khách hàng tiềm năng sẵn sàng mua hàng hơn là những khách hàng cần nhiều thời gian hơn. Bằng cách xác định khách hàng tiềm năng dựa trên mức độ quan tâm của họ, bạn có thể dự đoán tốt hơn nhu cầu của họ và nhắm mục tiêu đến họ bằng các thông điệp phù hợp với tư duy hiện tại của họ.

8. Duy trì sự tương tác với những khách hàng tiềm năng chưa sẵn sàng mua hàng — chưa

Bạn sẽ không cầu hôn ngay trong buổi hẹn hò đầu tiên, đúng không? Logic tương tự cũng áp dụng cho khách hàng tiềm năng mới. Trong thế giới B2B, 73% khách hàng tiềm năng vẫn chưa sẵn sàng trở thành khách hàng, theo báo cáo của công ty nghiên cứu MarketingSherpa. Thay vì yêu cầu bán hàng trong buổi gặp mặt đầu tiên, hãy tạo dựng lòng tin bằng cách vun đắp mối quan hệ theo thời gian, cho đến khi khách hàng tiềm năng sẵn sàng đưa ra quyết định lớn.

Tự động hóa quy trình “ nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng ” ngăn không cho khách hàng tiềm năng bị bỏ sót, cho phép bạn giữ liên lạc mà không cần phải nhớ làm như vậy. Khi một khách hàng tiềm năng được xác định là người cần thêm thời gian, phần mềm tự động hóa có thể gửi email mỗi tháng để nhẹ nhàng thúc đẩy khách hàng tiềm năng đó tiến tới giao dịch mua hàng.

Mỗi tháng, hãy gửi các nguồn thông tin giáo dục khách hàng tiềm năng về doanh nghiệp của bạn và giải quyết các câu hỏi thường gặp mà họ có thể có. Hãy chắc chắn bao gồm các tùy chọn để tăng hoặc giảm tần suất giao tiếp. Yêu cầu họ nhấp vào liên kết nếu họ muốn nhận email hai tháng một lần. Thiết lập một liên kết “liên hệ với chúng tôi” khác mà họ có thể nhấp vào khi họ muốn nói chuyện với bạn hoặc đại diện bán hàng. Với tính năng tự động hóa, cú nhấp chuột đó có thể kích hoạt một tác vụ để bạn liên hệ với họ.

Trong khi nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng giúp khách hàng tiềm năng có nhiều thời gian hơn, nó cũng đảm bảo rằng bạn hoặc nhân viên bán hàng tập trung vào những khách hàng tiềm năng đã sẵn sàng mua hàng nhất. Theo Marketo, các công ty xuất sắc trong việc nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng tạo ra nhiều hơn 50% khách hàng tiềm năng sẵn sàng mua hàng.

9. Chào mừng khách hàng mới

Bán hàng không phải là kết thúc mối quan hệ của bạn với khách hàng. Trên thực tế, đó chỉ là sự khởi đầu. Tạo ấn tượng đầu tiên tuyệt vời bằng cách gửi một loạt email chào mừng để cho khách hàng mới thấy rằng bạn quan tâm đến việc hỗ trợ họ và cho họ biết về bạn và doanh nghiệp của bạn.

Giữ liên lạc thật dễ dàng với phần mềm tự động hóa. Thiết lập phần mềm của bạn để một giao dịch mua kích hoạt một loạt email. Trong email đầu tiên, được gửi ngay sau khi mua hàng, hãy bao gồm lời cảm ơn và giới thiệu về công ty của bạn—cho dù đó là câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp hay tổng quan về những gì dịch vụ của bạn đòi hỏi.

Hãy cân nhắc việc gửi một món quà cảm ơn, chẳng hạn như giảm giá cho lần mua hàng tiếp theo của họ.

Kiểm tra lại ngay sau khi khách hàng bắt đầu sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn để xem họ đang làm như thế nào. Bao gồm nội dung hữu ích, như mẹo về cách sử dụng sản phẩm hoặc video hướng dẫn hoặc đề xuất các sản phẩm bổ sung có thể hữu ích. Vài ngày sau, hãy yêu cầu phản hồi bằng cách gửi liên kết đến khảo sát hoặc hỏi cách doanh nghiệp của bạn có thể cải thiện. Nếu khách hàng không hài lòng, bạn sẽ muốn hành động sớm hơn. Nếu họ yêu thích sản phẩm của bạn, việc đăng các đánh giá tích cực có thể giúp chuyển đổi các khách hàng tiềm năng khác có thể đang do dự.

Email chào mừng có nhiều lợi ích hơn là kiểu ấm áp và thân thiện. Theo một nghiên cứu của Experian Marketing Services, email chào mừng có tỷ lệ mở gần 58% —so với tỷ lệ dưới 15% của các email quảng cáo khác. Giờ đây, bạn đã có được sự chú ý của khách hàng hơn bao giờ hết.

Tài nguyên bổ sung : Nhận hướng dẫn từng bước về cách triển khai 10 tính năng tự động hóa mang tính đột phá như những tính năng được liệt kê ở đây.

4. Thương mại điện tử

Tự động hóa tiếp thị dành cho doanh nghiệp nhỏ khuyến khích khách hàng mua đi mua lại, ngay cả khi họ quên đặt hàng lại, bỏ giỏ hàng hoặc để thẻ tín dụng hết hạn.

10. Tạo ra hoạt động kinh doanh lặp lại

Đối với hầu hết các chủ doanh nghiệp, bán hàng không phải là sự kiện diễn ra một lần. Bạn muốn khách hàng mua lại—và mua lại, đặc biệt là nếu bạn bán dịch vụ định kỳ hoặc sản phẩm cần được bổ sung thường xuyên. Xét cho cùng, khả năng bán cho khách hàng hiện tại là 60 đến 70% —so với 5 đến 20% đối với khách hàng tiềm năng mới, theo các tác giả của cuốn sách Marketing Metrics.

Đừng đợi khách hàng nhận ra họ cần mua thêm hàng và từ từ mua hàng. Hãy chủ động bằng cách tự động nhắc nhở cho các lần bán hàng trong tương lai.

Phần mềm tự động hóa sẽ bắt đầu tính giờ khi có giao dịch bán hàng và gửi email theo dõi sau một khoảng thời gian được xác định trước. Nếu bạn đã bán được sản phẩm đủ dùng trong 30 ngày, khách hàng của bạn sẽ tự động nhận được email ngay trước khi đến thời điểm đặt hàng lại:

“Cốc, cốc. Chúng tôi nhận thấy nguồn cung của bạn sắp hết. Bạn có muốn bổ sung không?”

Trong email, hãy bao gồm một liên kết đến sản phẩm để khách hàng có thể chỉ cần nhấp và mua mà không cần phải tìm kiếm trên trang web của bạn. Trong những tình huống này, tự động hóa mang lại lợi ích cho cả hai bên: sự tiện lợi cho khách hàng của bạn, doanh số cho bạn.

11. Nhắc nhở khách hàng về giỏ hàng bị bỏ rơi

Trong email quảng cáo sản phẩm mới, bạn đã tiện tay đưa vào một liên kết đến biểu mẫu đặt hàng để khuyến khích mua hàng ngay tại chỗ. Một khách hàng đã đọc email. Họ nhấp vào để đặt hàng. Và sau đó… không có đơn hàng nào.

Kịch bản đó thường xảy ra: các nghiên cứu cho thấy hai phần ba người mua sắm trực tuyến từ bỏ giỏ hàng. Có thể khách hàng đã quyết định không mua. Nhưng có thể họ chưa sẵn sàng—hoặc chỉ đơn giản là bị phân tâm và quên hoàn tất giao dịch mua.

Dù bằng cách nào, đừng bỏ cuộc. Khi phần mềm tự động phát hiện khách hàng đã truy cập vào biểu mẫu đơn hàng mà không mua hàng, nó có thể nhắc nhở khách hàng thực hiện theo. Bạn có thể lên lịch gửi một email nhắc nhở sau 30 phút, với một lời nhắc nhở khác được gửi vào tuần tiếp theo.

Nếu bạn chỉ cần một cú nhấp chuột là có thể mua được giày trước khi bạn suy nghĩ lại, bạn sẽ biết rằng các nhà bán lẻ lớn luôn áp dụng chiến lược này. Và có lý do chính đáng: Theo dịch vụ nghiên cứu công nghệ BI Intelligence, 63% hàng hóa bị bỏ rơi có thể phục hồi được.

12. Theo dõi các khoản phí thanh toán không thành công

Khi khách hàng thay đổi hoặc làm mất thẻ tín dụng, doanh nghiệp của bạn có thể chưa lập danh sách hồ sơ cần cập nhật.

Các khoản phí không được thanh toán, ngay cả trong thời gian ngắn, cũng có thể ảnh hưởng bất lợi đến lợi nhuận của bạn.

Hãy chủ động thu tiền bằng cách thiết lập các quy trình tự động. Đối với các khoản phí đăng ký và các khoản phí khác được thu theo định kỳ, hãy thiết lập một trình kích hoạt để phần mềm thông báo cho bạn khi khoản phí thanh toán không thành công. Thông báo nhắc bạn liên hệ với khách hàng, cho phép bạn thu tiền càng sớm càng tốt.

Ngăn chặn một số khoản phí không thành công xảy ra ngay từ đầu bằng cách phát hiện thẻ tín dụng sắp hết hạn. Thiết lập quy trình tự động trong đó phần mềm quét thông tin khách hàng được lưu trữ trong hệ thống quản lý khách hàng của bạn để tìm thẻ tín dụng sắp hết hạn trong 30 ngày, kích hoạt lời nhắc liên hệ với khách hàng về việc cập nhật thẻ của họ.

5. Dịch vụ khách hàng và sự tham gia

Tự động hóa cho phép bạn đối xử với khách hàng như bạn sẽ làm nếu bạn có nhiều thời gian hơn. Giúp đỡ khách hàng ngay lập tức, phản hồi phản hồi của họ và thậm chí gửi lời chúc mừng sinh nhật với những cách dễ dàng này để tự động hóa dịch vụ khách hàng.

13. Giúp khách hàng dễ dàng yêu cầu giúp đỡ

Khi khách hàng cần trợ giúp, không gì bực bội hơn một liên kết liên lạc khó tìm và một công ty phản hồi chậm. Theo báo cáo được lập cho American Express, sáu trong số 10 người tiêu dùng đã quyết định không mua hàng hoặc giao dịch kinh doanh vì dịch vụ khách hàng kém. Hãy đảm bảo doanh nghiệp của bạn đáp ứng—và vượt quá—kỳ vọng của khách hàng mọi lúc bằng cách tự động hóa quy trình phản hồi các yêu cầu trợ giúp.

Bao gồm liên kết “liên hệ với chúng tôi” trong mọi email để khách hàng không phải mất công tìm kiếm trên trang web của bạn. Khi khách hàng nhấp vào liên kết, phần mềm tự động sẽ yêu cầu bạn hoặc một nhân viên được chỉ định trước theo dõi.

Với quy trình tự động, khách hàng sẽ nhận được câu trả lời tốt hơn, nhanh hơn và được cá nhân hóa hơn so với khi liên hệ với số điện thoại hoặc địa chỉ email chung. Trong phần mềm, tên nhân viên có thể được thêm vào menu thả xuống liên hệ để đảm bảo rằng các việc cần làm được chuyển đến đúng người. Bằng cách chỉ định một số nhân viên nhất định cho một số loại yêu cầu nhất định—một nhân viên hỗ trợ cho vấn đề kỹ thuật, một nhân viên bán hàng cho yêu cầu của khách hàng tiềm năng—bạn sẽ ngay lập tức kết nối khách hàng với người có thể giúp ích nhất.

14. Gửi lời nhắc cuộc hẹn

Trong thế giới quá bận rộn của chúng ta, khách hàng tiềm năng và khách hàng cần lời nhắc về các cuộc hẹn—và lời nhắc về các lời nhắc nữa. Các cuộc hẹn bị quên đồng nghĩa với việc lãng phí thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp của bạn, nhưng bạn không thể dành hàng giờ để đóng vai trò là trợ lý cá nhân của từng khách hàng.

Với phần mềm tự động hóa, khách hàng tiềm năng và khách hàng có thể lên lịch hẹn vào thời điểm phù hợp với họ và miễn phí trên lịch của bạn. Sau đó, họ có thể nhận được một loạt email: xác nhận cuộc hẹn, tiếp theo là lời nhắc trong những ngày hoặc giờ trước cuộc hẹn. Nếu khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng hủy, phần mềm sẽ tự động thông báo cho bạn để bạn có thể theo dõi và lên lịch lại.

Nhiệm vụ so sánh lịch và lên lịch hẹn thủ công có thể tốn hàng giờ trong ngày của bạn. Để tự động hóa tiến xa hơn nữa, hãy cân nhắc sử dụng công cụ lập lịch như Keap đồng bộ với Google Calendar của bạn. Sử dụng lịch doanh nghiệp của bạn, công cụ này cho phép khách hàng tiềm năng và khách hàng xem thời gian có sẵn và lên lịch cuộc họp—làm cho quy trình đặt lịch hẹn hoàn toàn tự động.

15. Đo lường sự hài lòng của khách hàng

Dù tích cực hay tiêu cực, kết quả từ khảo sát mức độ hài lòng có thể cung cấp cho bạn thông tin cần thiết để cải thiện doanh nghiệp của mình. Khách hàng không hài lòng? Tìm hiểu xem điều gì đã sai hoặc bạn có thể làm gì khác. Khách hàng có yêu thích sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn không? Để lặp lại thành công của bạn, hãy tìm hiểu lý do tại sao sản phẩm lại được họ đồng cảm.

Sử dụng phần mềm tự động hóa, gửi email liên kết khảo sát đến những khách hàng vừa mua hàng. Khảo sát, một biểu mẫu web, có thể đơn giản chỉ là một câu hỏi—“Bạn hài lòng như thế nào với lần mua hàng gần đây?”—với ba câu trả lời trắc nghiệm: “không hài lòng”, “trung lập” và “hài lòng”.

Tự động theo dõi của bạn cho phù hợp. Thiết lập phần mềm để phản hồi tiêu cực kích hoạt tác vụ liên hệ với khách hàng qua điện thoại hoặc email. Việc liên hệ nhanh chóng có thể ngăn ngừa thiệt hại thêm. Phần lớn người tiêu dùng cho các công ty một cơ hội khác sau trải nghiệm dịch vụ khách hàng kém ban đầu, nhưng gần 60% sẽ chuyển sang công ty khác sau trải nghiệm tiêu cực thứ hai hoặc thứ ba, theo báo cáo được lập cho American Express.

Nếu phản hồi là tích cực, hãy gửi email tự động để cảm ơn khách hàng của bạn và hỏi xem họ có muốn chia sẻ thêm về trải nghiệm của họ không. Một câu chuyện từ một khách hàng hài lòng có thể mang lại phần thưởng—và không chỉ về mặt cảm xúc. Một lời chứng thực của khách hàng được chia sẻ trên trang web của bạn (tất nhiên là phải được phép) có thể là một cách cá nhân, mạnh mẽ để truyền tải giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

16. Yêu cầu khách hàng giới thiệu

Đây là chiến lược tiếp thị lâu đời nhất trên thế giới. Quảng cáo truyền miệng là hình thức quảng cáo đáng tin cậy nhất, với 84% số người nói rằng họ hoàn toàn hoặc phần nào tin tưởng vào các khuyến nghị từ những người họ biết, theo Nielsen. Nhưng đôi khi, khách hàng cần một lời nhắc nhở nhỏ (hoặc một động lực) để truyền bá thông tin. Yêu cầu khách hàng giới thiệu bằng cách gửi email tự động. Để khuyến khích họ hành động, bạn có thể tặng một món quà nhỏ hoặc phiếu giảm giá như một dấu hiệu của sự đánh giá cao của bạn.

Khi khách hàng nhập tên và số điện thoại của bạn bè vào biểu mẫu web, phần mềm của bạn sẽ giao nhiệm vụ cho bạn hoặc thành viên STA gọi điện cho người giới thiệu. Tại sao lại gọi theo cách cũ? Gửi email cho các liên hệ mà không có sự cho phép trực tiếp của họ khiến email của bạn có nguy cơ cao bị gắn cờ là thư rác, điều này có thể khiến tin nhắn của bạn bị hộp thư đến chặn. Nhấc điện thoại lên, sau đó hỏi về việc chọn tham gia nhận email của bạn.

17. Dọn dẹp danh sách email của bạn

“Càng nhiều càng vui” không áp dụng cho danh sách email. Tất cả người đăng ký ban đầu đều nói rằng họ muốn nhận email của bạn, nhưng theo thời gian, một số người thay đổi ý định và không còn hứng thú đọc chúng nữa. Dù sao thì việc tiếp tục gửi email cho họ có thể cản trở bạn tiếp cận những người muốn nghe từ bạn.

Đó là vì các nhà cung cấp dịch vụ email như Gmail đo lường mức độ tương tác—tần suất mọi người mở, nhấp và tương tác với email—để phát hiện thư rác. Mức độ tương tác cao cho Gmail biết rằng mọi người muốn nhận email của bạn. Mức độ tương tác thấp cho thấy rằng họ không muốn—đặc biệt là nếu một số người đánh dấu email của bạn là thư rác. Nếu xu hướng đó tiếp tục, Gmail có thể gắn nhãn bạn là người gửi thư rác và chặn tất cả email của bạn khỏi hộp thư đến.

Với phần mềm tự động hóa, bạn có thể cắt giảm danh sách của mình bằng cách nhắm mục tiêu đến những người đăng ký không hoạt động. Vì phần mềm theo dõi các số liệu tương tác như mở, nhấp, đơn hàng và chọn tham gia biểu mẫu web, bạn có thể chọn ra những người đăng ký đã MIA (120 ngày là một biện pháp tốt).

Sau khi đã xác định được nhóm người ít tương tác, hãy lên lịch gửi một loạt ba email tự động hỏi rằng “Bạn có muốn tiếp tục nhận email của tôi không?” Vì bạn đang nhắm mục tiêu đến những người không phản hồi, hãy sử dụng dòng tiêu đề hấp dẫn như “Này!” (Nó hiệu quả với chiến dịch tái tranh cử của Tổng thống Barack Obama ). Trong email, hãy cung cấp cho người đọc hai lựa chọn liên kết. Nếu họ nhấp vào “có”, phần mềm sẽ xóa nhãn “không hoạt động”. Nếu câu trả lời là “không”, họ sẽ không còn nhận được email của bạn nữa.

Bỏ qua lý do thư rác, vệ sinh danh sách email rất quan trọng đối với các nỗ lực tiếp thị của bạn. Thực tế, đối tượng mục tiêu của bạn không phải là tất cả mọi người trên hành tinh này. Việc thu hẹp danh sách của bạn cho phép bạn hiểu rõ hơn về nhu cầu và sở thích của khách hàng, giúp bạn tạo ra các thông điệp chính xác hơn.

18. Lấy lại mật khẩu đã mất

Nếu khách hàng cần mật khẩu để truy cập vào các khu vực trên trang web của bạn, chắc chắn họ sẽ quên mật khẩu vào một lúc nào đó. Việc tìm mật khẩu không nên giống như việc lục tung thùng đồ thất lạc. Với phần mềm tự động hóa, quá trình này chỉ mất một lúc.

Để lấy lại mật khẩu, khách hàng nhập địa chỉ email của mình vào biểu mẫu trên trang web của bạn. Biểu mẫu đồng bộ với hồ sơ liên hệ của họ, bao gồm trường mật khẩu. Sau đó, khách hàng nhận được email có chứa mật khẩu của mình, cũng như liên kết đến trang đăng nhập của bạn. Sau khi bạn thiết lập chuỗi tự động này, họ có thể quên mật khẩu của mình thường xuyên tùy thích.

19. Ghi nhớ ngày sinh nhật của mọi khách hàng

Với phần mềm tự động hóa, việc ghi nhớ ngày sinh nhật là chuyện dễ như trở bàn tay. Nhưng trước khi bạn có thể gửi tin nhắn chúc mừng sinh nhật, bạn cần có ngày tháng. Thu thập ngày sinh nhật bằng cách gửi email tự động hỏi rằng, “Tôi có thể lưu ngày sinh nhật của bạn vào hồ sơ để chúng ta có thể cùng ăn mừng với bạn không?” Một liên kết sẽ đưa khách hàng đến một biểu mẫu web. Họ nhập ngày sinh nhật của mình, phần mềm sẽ thêm ngày sinh nhật đó vào thông tin của khách hàng trong hệ thống quản lý khách hàng.

Sau đó, thiết lập email tự động để gửi email chúc mừng sinh nhật vào ngày trọng đại (hoặc có thể trước đó vài ngày nếu bạn đưa ra ưu đãi có giới hạn thời gian).

Sử dụng mẫu email có một chút cá nhân hóa:

“Chúc mừng sinh nhật, [Tên]! Đây là phiếu giảm giá 15% dành riêng cho bạn vào ngày trọng đại của bạn.”

Cho dù bạn gửi phiếu giảm giá hay chỉ đơn giản là lời chúc năm mới tốt lành, khách hàng của bạn sẽ rất cảm động vì bạn đã nhớ đến họ.

20. Tăng lượng người theo dõi trên mạng xã hội

Nếu bạn đang sử dụng phương tiện truyền thông xã hội (và bạn nên làm vậy!) cho các nỗ lực tiếp thị của mình, bạn có thể sử dụng tự động hóa để tăng số lượng người theo dõi . Cho dù bạn tweet mỗi ngày, tạo sự kiện trên Facebook mỗi tuần hay ghim điên cuồng để hiển thị sản phẩm mới của mình trên Pinterest, các nền tảng truyền thông xã hội cung cấp một cách tuyệt vời để luôn xuất hiện trước mặt khách hàng mà không làm họ bị tấn công bằng email. Nhưng nếu một chiến dịch truyền thông xã hội được đăng và không ai nhìn thấy, thì điều đó có xảy ra không?

Việc thu hút người hâm mộ và người theo dõi trên phương tiện truyền thông xã hội gần như dễ dàng với phần mềm tự động hóa. Gửi cho khách hàng lời mời tự động để xem một trong các hồ sơ xã hội của bạn:

“Bạn có biết chúng tôi đăng video hướng dẫn trên Facebook hàng tuần không? Nhấp vào đây để xem trang Facebook của chúng tôi.”

Khi khách hàng nhấp vào liên kết, công việc của phần mềm của bạn đã hoàn tất. Bạn không thể đảm bảo rằng khách hàng sẽ quyết định “thích” trang của bạn, nhưng ít nhất bạn đã cho họ biết rằng hồ sơ của bạn tồn tại.

PS Thêm PS vào email của bạn cho những khách hàng không sử dụng mạng xã hội: “Nếu bạn không dùng Facebook, vui lòng nhấp vào đây để cho tôi biết nhé?” Nếu khách hàng nhấp vào liên kết, phần mềm sẽ ghi nhận để bạn không hỏi lại trong tương lai.

6. Sự kiện

Việc tổ chức sự kiện giúp nhóm của bạn đủ bận rộn. Hãy để hệ thống tự động hóa doanh nghiệp nhỏ xử lý một số chi tiết như đăng ký, xác nhận và quảng cáo.

21. Tự động hóa quá trình đăng ký sự kiện

Nếu bạn đang lập kế hoạch cho một sự kiện, danh sách việc cần làm của bạn có thể dễ dàng phát triển thành một cuốn sổ việc cần làm. Tập trung vào bức tranh toàn cảnh bằng cách tự động hóa một số nhiệm vụ tốn nhiều thời gian nhất của việc lập kế hoạch sự kiện: đăng ký, xác nhận và nhắc nhở.

Trên trang web của bạn, hãy nhận RSVP dưới dạng mua vé hoặc, đối với sự kiện miễn phí, thông qua biểu mẫu web đơn giản thu thập tên và địa chỉ email của người tham dự. Với phần mềm tự động hóa, biểu mẫu mua hoặc đã hoàn thành sẽ kích hoạt email xác nhận bao gồm lời cảm ơn vì đã đăng ký, cũng như các chi tiết chính của sự kiện như ngày và giờ, địa điểm và lịch trình.

Bạn đang gặp ác mộng vì không đến dự? Hãy lên lịch gửi email tự động vào tuần hoặc ngày trước sự kiện như một lời nhắc nhở nữa.

22. Quảng bá sự kiện trên Facebook

Facebook là một cách tuyệt vời để chia sẻ sự kiện với những người theo dõi bạn—và lý tưởng nhất là để những người theo dõi bạn chia sẻ sự kiện với những người theo dõi họ. Nhưng việc tạo sự kiện trên Facebook không phải là tình huống “nếu bạn xây dựng nó, họ sẽ đến”. Thu hút người tham dự đòi hỏi phải quảng bá liên tục.

Thu hút nhiều lưu lượng truy cập hơn đến trang sự kiện bằng cách gửi email tự động đến danh bạ của bạn. Cá nhân hóa:

“Xin chào [Tên], Chúng tôi rất mong bạn tham dự sự kiện sắp tới của chúng tôi.”*

Cung cấp mô tả ngắn gọn về sự kiện, nhưng lưu lại một số chi tiết cho liên kết đến trang Facebook. Yêu cầu người đọc nhấp vào để tìm hiểu thêm.

Nếu họ nhấp vào, bạn có thể có thêm (ít nhất) một người tham dự. Nếu họ không nhấp vào, hãy thử cách tiếp cận vào phút cuối bằng cách lên lịch gửi email tự động vào ngày trước sự kiện.

7. Quản lý văn phòng

Sử dụng tự động hóa quy trình làm việc cho doanh nghiệp nhỏ để thực hiện các công việc văn phòng mà bạn không có đủ thời gian, như thực hiện các việc cần làm lặp đi lặp lại, xử lý giấy tờ và quản lý quy trình xin việc.

23. Làm cho việc cần làm thường xuyên hiệu quả hơn

Tự động hóa doanh nghiệp không thể (và không nên) thay thế mọi nhiệm vụ do con người thực hiện. Nhưng nó có thể cải thiện các quy trình lặp đi lặp lại đòi hỏi sự can thiệp của con người, giúp bạn và nhân viên tiết kiệm thời gian và duy trì sự ngăn nắp.

Ví dụ, có thể bạn gửi một bức thư cảm ơn viết tay cho mọi khách hàng mới. Cuối cùng, nhiệm vụ chỉ có thể hoàn thành bằng bút và giấy. Tuy nhiên, để hoàn thành, bạn có thể thiết lập một quy trình tự động giúp bạn hoàn thành và theo dõi nhiệm vụ.

Khi một khách hàng mới được xác định trong hệ thống quản lý khách hàng, nó có thể đưa ra lời nhắc nhiệm vụ để viết ghi chú. Thiết lập lời nhắc để lấy địa chỉ của khách hàng từ thông tin liên lạc được lưu trữ trong hệ thống để bạn không phải tra cứu. Phần mềm cũng giúp bạn theo dõi những việc cần làm này để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ ai trong danh sách của mình.

24. Gửi và nhận các tài liệu quan trọng

Cho dù bạn đang gửi hợp đồng hay thu thập biểu mẫu thuế, các tài liệu đóng vai trò quan trọng trong nhiều doanh nghiệp. Điều đó không làm cho chúng xứng đáng với thời gian của bạn. Hãy để phần mềm của bạn xử lý giấy tờ bằng cách thiết lập các quy trình tự động.

Giả sử bạn thuê một số người làm việc tự do để khởi động một dự án mới và cần thu thập biểu mẫu W-9 của họ để lưu trữ. Xác định từng khách hàng mới trong hệ thống bằng một thẻ để hệ thống biết phải nhắm đến ai bằng một email tự động yêu cầu hoàn thành biểu mẫu và trả lại cho bạn. Bao gồm một liên kết để tải xuống biểu mẫu trên trang web của Sở Thuế vụ Nội địa.

Khi biểu mẫu đã hoàn thành đến hộp thư đến của bạn, hãy ghi chú trong hệ thống để phần mềm biết rằng người làm việc tự do đã thoát khỏi nhiệm vụ. Nếu liên kết không được nhấp, phần mềm sẽ tự động theo dõi bằng lời nhắc.

25. Thu thập đơn xin việc

Là chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể không có nguồn lực của công ty lớn để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tuyển dụng, như cổng thông tin việc làm trực tuyến hoặc nhóm nhân sự. Chỉ cần thu thập đơn xin việc qua email có thể hoàn toàn phù hợp với mục đích của bạn. Nhưng cho đến khi đến lúc xem xét đơn xin việc và lên lịch phỏng vấn, bạn không cần phải đích thân quản lý quá trình này.

Sử dụng phần mềm để tự động hóa các việc cần làm ban đầu liên quan đến việc tuyển dụng. Trên trang web nơi bạn đăng mô tả công việc, hãy yêu cầu các ứng viên quan tâm gửi tên và thông tin liên hệ qua biểu mẫu web. Khi biểu mẫu hoàn tất, ứng viên sẽ được chuyển hướng đến biểu mẫu web thứ hai, tại đó họ được yêu cầu viết phản hồi cho một số câu hỏi phỏng vấn sơ bộ về điểm mạnh và kinh nghiệm làm việc của mình. Vào thời điểm đó, phần mềm sẽ gọi cho ông chủ, tạo một nhiệm vụ để bạn xem xét đơn xin việc.

Ngoài việc tiết kiệm thời gian, quy trình ứng tuyển tự động còn có một lợi thế khác. Gửi một email để ứng tuyển vào một công việc rất dễ dàng. Thực hiện theo quy trình này cũng dễ dàng, nhưng bạn có thể mất một vài ứng viên trong quá trình này—và điều đó không sao cả. Nếu ứng viên không thể làm theo một vài hướng dẫn đơn giản, họ có thể không phải là những người bạn muốn thuê.

Cảm ơn bạn đã dành thời gian cho chúng tôi! Chúng tôi hy vọng bạn đã tìm được một vài ý tưởng—hoặc 25 ý tưởng—về cách tự động hóa doanh nghiệp có thể thúc đẩy tổ chức và hiệu quả.